TEMA 11. ACCESS I - 2.UN MODELO RELACIONAL DE BASES DE DATOS 19/03/2015

 TEMA 11 BASES DE DATOS I

2. UN MODELO RELACIONAL DE BASES DE DATOS

2.1 CONSULTAS

Una consula es un objeto de la base de datos en forma de tabla que extrae datos de otra tabla, de otra consulta o de un conjunto de tablas y consultas y los muestra al usuario.



Se engloban en dos categorías:

Consultas de selección:

Son tablas resultado de la aplicación de unos filtros y criterios. Ejemplo: En una misma base de datos podemos tener 3 tablas (usuarios, libros y préstamos)y podríamos hacer una consulta que mostrase un campo de cada tabla para obtener un listado de los libroos prestados a  quién y cuando.

Consultas de acción:

Realizan cambios a los registros de la base de datos. Existen de varios tipos: de eliminación, de actualización, de referencias cruzadas  y de datos anexados.

Las consultas se pueden crear con asistente o mediante diseño directo desde la pestaña  Crear, en el grupo Otros.

Hemos practicado una consulta partiendo de la tabla Amistades:

En primer lugar hacemos clic sobre el asistente para consultas para crearla a partir de nuestra tabla: Amistades





Al hacerlo, se nos despliega este cuadro de diálogo...

En él, añadimos los campos que queremos tener en la consulta y aceptamos.

Es hora de escoger el título y finalizar.








Este será el resultado de la consulta:

A continuacón vemos como conseguir el teléfono de una persona escribiendo su nombre y lo hacemos a partir de otra consulta ya creada Nombres y teléfonos:

Al hacer clic sobre Diseño de consulta, se despliega este cuadro de diálogo:

Hacemos clic en la pestaña Consultas y Agregar...

En la parte inferior de la pantalla se puede insertar un campo por columna y en criterios escribimos entre corchetes la pregunta que nos hará la consulta y por último hacemos clic en Ejecutar.

2.2 INFORMES

Con Access se pueden crear una amplia variedad de informes, desde los más sencillos hasta los más complejos.

Se pueden ordenar los nombres de manera ascendente o descendente:

Podremos darle una oriantación al informe y una distribución:

TEMA 11. ACCESS I - 1.PRINCIPALES CONCEPTOS EN BASES DE DATOS 6/03/2015

 TEMA 11 BASES DE DATOS I

1. PRINCIPALES CONCEPTOS EN BASES DE DATOS

1.1 CONCEPTOS ESENCIALES

BASE DE DATOS: conjunto de datos relacionados entre sí.

Las bases de datos están formadas por uno o más bloques de ficheros.

FICHERO: conjunto de información que participa de las mismas características;por ejemplo, un fichero de clientes, proveedores, personal, etc.

Cada uno de los ficheros está compuesto por registros.

REGISTROS: unidad más elemental de un fichero de base de datos.

Los registros contienen uno o más campos.

CAMPOS: unidad elemental de introducción de datos en cada registro de una base de datos.

COMPARATIVA CON EXCEL:

LO PRIMERO: SE DEBE GRAVAR EL NOMBRE DE ARCHIVO Y SU LOCALIZACIÓN. EXTENSIÓN (.accdb)

CAMPO-CELDA

TABLAS EN VEZ DE HOJAS

TOPE DE 64 CARACTERES POR CAMPO

ACCESS ES MUCHO MÁS GERÁRQUICO.

1.2 OBJETOS DE ACCESS

TABLAS: conjunto de datos estructurados que forman el contenido de una base de datos.

CONSULTAS: permiten catalogar, ordenar, extraer y modificar la información contenida en una tabla.

FORMULARIOS: diseños que realizamos para poder introducir, modificar o visualizar los registros de una tabla o consulta. Se pueden introducir imágenes o campos calculados.

INFORMES: extractos de datos procedentes de tablas o consultas paraser impresos en papel.

MACROS: conjunto de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en cualquier momento para realizar tareas automáticamente.

MÓDULOS: programas escritos para Access mediante lenguaje Visual Basic.

1.3 NOMBRES DE CAMPOS Y SUS CARACTERÍSTICAS

Si en un campo va a aparecer el NIF de alguien, le llamaremos "NIF".
Máx. 64 caracteres y no se admiten: el (.) ni el (!) ni los corchetes () ni comenzar con un espacio en blanco.

1.4 TIPOS DE CAMPOS

TEXTO: admite cualquier carácter alfabético, número o signo de puntuación. Viene configurado con un máx de 50 caracteres pero se puede ampliar hasta 255.
MEMO: hasta 64000 carateres. Para escribir comentarios u observaciones.
NÚMERO: caracteres numéricos.
FECHA/HORA: valores de fecha y hora.
MONEDA: para valores monetarios. Utiliza el separador de miles y el signo monetario establecido.
AUTONUMÉRICO: campo propio del programa. Añade un número único a cada nuevo registro. Pueden generarse tres tipos de números: secuencial ( incrementando de 1 en 1), aleatorio o ID de réplica. No se pueden modificar ni eliminar.
SÍ/NO: sólo acepta una de las dos opciones.
OBJETO OLE: va a contener un objeto ( imagen, gráfico, hoja de cálculo, etc)
HIPERVÍNCULO: contiene una ruta o dirección URL  de internet.
ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS: permite seleccionar un valor de otra tabla.
DATOS ADJUNTOS: para agragar datos de otros programas ( word, powerpoint...) a los registros de una base de datos.

1.5 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Tamaño del campo:

Longitud máxima que podrá tener el campo y que es diferente entre los campos de texto y números:

- Texto: entre 1 y 255 caracteres. Si se le dá el valor (0) automáticamente toma el valor 255.
- Número:  dependerá del tipo de número.

Formato: depende del tipo de datos. Se abre un cuadro con diferentes opciones por tipo.

Lugares decimales: número de cifras decimales a la derecha del separador.

Máscara de entrada: sirve para facilitar la entrada de los datos mediante teclado, le da formato asignedo mediante la máscara y controla que los valores sean los correctos. 

Caracteres que se pueden utilizar para crear una máscara de entrada:

0 Dígito. Se debe escribir un sólo dígito en esta posición.
9 Dígito. Los dígitos en esta posición son opcionales.
# Se debe escribir un dígito, un espacio, un signo más o un signo menos en esta posición. Si se omite Access inserta un espacio en blanco.
L Letra. Se debe escribir una sola letra en esta posición.
? Letra. Las letras son opcionales.
A Letra o dígito. Una sola letra o un sólo dígito en esta posición.
a Letra o dígito. Son opcionales.
& Cualquier carácter o espacio. Sólo uno.
C Cuaquier carácter o espacio. El uso es opcional.
.,:;-/ Marcadores de posición de decimales y millares, separadores de fecha y hora. 
> Todos los caracteres subsiguientes aparecen en mayúsculas.
< Todos los caracteres subsiguientes aparecen en minúsculas.
! Hace que la máscara de entrada se rellene de izquierda a derecha.
"Texto literal" Incluye todo el texto que deben ver los usuarios, entre comillas dobles.
Contraseña En la vista de diseño de las tablas o los formularios, si se establece la propiedad. Máscara de entrada en contraseña, se crea un cuadro de entrada de contraseña. 

2. UN MODELO RELACIONAL DE BASES DE DATOS

Una base de datos podría contener una sola tabla y no dejaría de ser una base de datos relacional.

De hecho, puede crearse con una clave principal y en el futuro añadirse otras tablas relacionadas con ella.

2.1 PANTALLA DE ENTRADA DE ACCESS 2007

En Access debemos guardar con el nombre deseado y en el lugar antes de empezar...

2.2 FORMULARIOS

Un formulario es un objeto de base de datos.Sirve para filtrar datos de una base de datos y de este modo tenerlos mucho mas a mano.

Para ello haremos clic en la pestaña Crear y tras hacer un guardar se nos crea el formulario.

Lo podremos editar desde la pestaña Formato.

TEMA 10. EXCEL IV - 2.TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS 27/02/2015

 TEMA 10 HOJA DE CÁLCULO VI

2. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

2.1CREAR UNA TABLA DINÁMICA

Con el fin de poder filtrar datos de una tabla de excel muy extensa, podemos utilizar las tablas dinámicas.
Colocando el cursor en cualquier celda de la tabla vamos al menú Insertar, Tabla dinámica y tabla dinámica.

Podremos insertar la tabla en una hoja nueva:

O en la misma hoja, indicándole previamente en que celda la queremos, en este caso hemos hecho clic en la celda A12:

2.2 APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINÁMICA

 Con el fin de aplicar filtros a nuestra tabla dinámica para facilitar el encontrar datos precisos y ocultar provisionalmente los que no vamos a emplear hacemos clic en cualquier punto de la tabla dinámica y seleccionamos la pestaña Diseño, desplegamos el botón Subtotales, seleccionamos No mostrar subtotales y desaparecen de la tabla.

Justo a continuación muestro como aplicar un filtro a la tabla haciendo clic en la flecha junto a etiquetas de fila.

Se nos despliega un cuadro de diálogo en el que podemos seleccionar el campo de la tabla y deseleccionar aquellos datos que queremos ocultas provisionalmente.

En el momento que queramos podemos eliminar el filtro tal y como muestra esta imagen:

TEMA 10. EXCEL IV- 1.INTERRELACIÓN ENTRE APLICACIONES 20/02/2015

 TEMA 10 HOJA DE CÁLCULO VI

1. INTERRELACIÓN DE EXCEL CON OTRAS APLIC.

COPIA ENTRE PROCESADORES DE TEXTO Y HOJAS DE CÁLCULO

Podemos copiar tablas y gráficos entre Excel a Word o al revés.
Con seleccionar la tabla o gráfico y utilizar las varias maneras de solicitar copiar tendremos bastante si en el documento nuevo de cualquiera de los dos programas hacemos un pegado normal.

Al copiar una tabla de Excel en un documento Word, esta no tiene ningún borde.

Pero a través de las opciones de bordes y sombreado se pueden hacer visibles.

Hemos visto como después de copiar una tabla de un libro de Escel, podemos pegarla de diversas maneras...

Esta primera ha sido copiada y pegada de forma normal. 

Pero la segunda tabla la hemos pegado a través de la opción pegado especial.

Por último hemos realizado otro tipo de pegado especial en el que una gráfica se pega en formato de objeto y al ser clicado se abre un cuadro de diálogo de Excel.

TEMA 9. EXCEL III - 2.HIPERVÍNCULOS Y GRÁFICOS 12/02/2015

 TEMA 9 HOJA DE CÁLCULO III

2. HIPERVÍNCULOS.

En la clase de hoy hemos aprendido las diferencias entre Word y Excel a la hora de insertar un Hipervínculo.

Recordamos que un hipervínculo no es más que un enlace entre un punto de partida y un destino.

Los puntos de partida pueden ser: 

Una letra, palabra o frase

Un objeto

Una imagen.

Los destinos pueden ser:

A otra parte del mismo documento. (en Word a otra página y en Excel a otra hoja)

A una dirección web

A una dirección de correo electrónico.

A diferencia de Word, en Excel no es necesario mantener apretada la tecla CTRL para poder activar el hipervínculo.

Para ello hemos abierto la práctica de la página 157 y en la hoja consulta realizamos tres tipos de hipervínculos.

3. GRÁFICOS.

Mediante la práctica de la página 175 veremos las diferencias entre Word y Excel para introducir un gráfico a partir de unos datos previos.

Como vimos en Word, era necesario crear una tabla previa y en base a sus datos le insertábamos una gráfica. Al hacerlo se nos abría una ventana de Excel.

Cabe recordar que para seleccionar los datos con los que vamos a construir la gráfica nos ayudamos de la tecla CTRL si son columnas no adyacentes. En caso de ser columnas de datos contiguas utilizaremos la tecla Mayus.

Una vez seleccionados los datos en la pestaña Insertar seleccionamos: Columna, Cilíndrico y nos aparecerá el gráfico sin título ni etiquetas de datos.

Para introducir el título del gráfico, con el mismo seleccionado, nos vamos a la pestaña Presentación, Título del gráfico y le decimos que lo queremos Encima del gráfico.

Posteriormente podemos editar el título desde el cuadro de texto que se nos ha creado.

Para poder introducir los datos específicos de cada una de las barras utilizamos la opción Etiquetas de datos de la pestaña Presentación.

Los datos se mostrarán a través del botón Mostrar o bien podemos escoger mas opciones desde el cuadro de diálogo de más opciones de la etiqueta de datos...

Podemos enviar nuestro gráfico a otra hoja del libro mediante dos opciones:

Cortar y pegar 

Pestaña Diseño y botón Desplazamiento del gráfico y se escoge la hoja de destino.

Los gráficos pueden ser modificados de aspecto en la pestaña Diseño mediante los modelos prediseñados o bien a través del formato de área del gráfico y demás apretando el botón derecho del ratón.

TEMA 9. EXCEL III - 1.FUNCIONES ESTADÍSTICAS Y FECHA/HORA 6/02/2015

 TEMA 9 HOJA DE CÁLCULO III

1. FUNCIONES PREDEFINIDAS.


Hoy hemos visto un lugar donde nos informa de la utilidad de las fórmulas:

Pestaña Fórmula + Biblioteca de funciones + Insertar una función= se nos

despliega un cuadro de diálogo donde podemos ver las diversas fórmulas y explicación sobre todas ellas.

1.1 FUNCIONES ESTADÍSTICAS

MEDIANTE LA FÓRMULA MAGISTRAL PODEMOS USAR DIVERSAS FUNCIONES:

=FUNCIÓN( CELDA;RANGO;COLUMNA)
=SI(CELDA=X;"TEXTO";"TEXTO")

Estas son algunas de las funciones que hemos visto y practicado en clase.

=PROMEDIO( media aritmética
=MAX( valor máximo de una lista
=MIN( valor mínimo de una lista
=MODA( valor más repetido
=MEDIANA( valor central de una lista de números
=CONTAR( número de veces que se repite un número
=CONTARA( número de veces que se repite un texto
=CONTAR.SI( número de veces que se repite un valor en un rango.


A continuación lo podemos ver todo en una práctica realizada en clase:

                                            

                                   

En la parte final de la práctica utilizamos el condicional de tal manera que en la celda F3 nos saliera la palabra Aprobado o suspendido si el valor de la celda E3 era mayor o igual a cinco y de lo contarario apareciera la palabra suspendido.

Con el formato condicional remarcamos los suspensos de color 
rojo de este modo.


               

1.2 FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Las funciones de fecha y hora que utilizaremos normalmente son:

=FECHA. Devuelve el número de serie de una fecha determinada.
=DIA. Convierte un número enn un valor de día del mes.
=DIAS360. Calcula el número de días entre dos fechas considerando el año  comercial o de 360 días.
=DIASLAB. Devuelve el número total de días laborables que hay entre dos fechas.
=AHORA. Devuelve un número que corresponde a la fecha y hora actuales.
=HOY. Devuelve el número de serie de la fecha actual.

A través de esta práctica de la página. 168 del libro de texto las hemos utilizado